Politique de confidentialité



Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Politique de protection des renseignements personnels

Selon la Loi 25 qui vise la modernisation des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la Clinique de sexologie et de psychothérapie de la Rive-Sud (la « Clinique » ou « nous ») s’engage à respecter votre confidentialité et à protéger les renseignements personnels (RP) que vous lui transmettez sur une base volontaire. Par conséquent, la Clinique a établi une Politique déterminant les pratiques visant à encadrer la gouvernance des RP qu’elle recueille et à vous en informer.

La présente Politique de protection des renseignements personnels concerne uniquement les RP que nous recueillons par le biais de notre site Internet ou de tout autre moyen technologique dans le cadre des services que nous offrons, la façon dont ces renseignements sont utilisés, comment ces renseignements sont conservés, quand et comment nous pouvons divulguer ces renseignements et les mesures prises pour les protéger. Notre politique est conforme :

  • au Code des professions (RLRQ, c. C-26);
  • au Code de déontologie des sexologues (RLRQ, c. C-26, r. 222.1.2.01);
  • au Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et autres bureaux et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec (RLRQ, c. C-26, r. 222.1.4);
  • à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1);

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Un RP est une donnée pouvant être associée à vous, en tant qu’individu, que ce renseignement permette de vous identifier directement ou indirectement.

 

Renseignements personnels que nous recueillons et dans quel but

Services cliniques

Lorsque vous nous contactez pour une prise de rendez-vous, que ce soit auprès de notre service de réception des demandes (réceptionnistes) ou par l’entremise du formulaire de demande de rendez-vous (disponible sur notre site Internet), vous devez nous fournir différents RP. Ces renseignements concernent votre prénom et votre nom, votre numéro de téléphone et/ou de cellulaire, votre adresse courriel et une brève description de votre motif de consultation. Ces renseignements sont nécessaires afin que nous puissions traiter votre demande de service : vous orienter vers le.la professionnel.le appropié.e, vous faire parvenir le formulaire de consentement aux services offerts ainsi que les rappels d’avis de rendez-vous. Au moment de faire votre demande, vous nous donnez votre consentement à la transmission de ces RP conformément à la présente Politique.

D’autre part, lorsque vous acceptez de prendre rendez-vous avec un.e professionnel.le de la Clinique, il vous sera demandé de compléter un questionnaire d’évaluation avant la tenue de votre premier rendez-vous. À travers ce questionnaire d’évaluation, d’autres renseignements vous seront demandés. Ces renseignement concernent votre date de naissance, votre adresse domiciliaire, le prénom, le nom et le numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas d’urgence, votre identité de genre, votre orientation sexuelle, votre statut relationnel, si vous avez des enfants et le nombre, vos antécédents psychiatriques et médicaux, y compris vos antécédents en matière de psychothérapie, vos habitudes de vie, votre histoire personnelle et familiale, votre histoire amoureuse et sexuelle et, s’il y a lieu, votre fonction sexuelle. Ces renseignements sont nécessaires afin de permettre au.à la professionnel.le de procéder à l’évaluation de votre situation. Enfin, nous vous demanderons également d’inscrire un numéro de carte de crédit valide afin de couvrir les frais administratifs seulement en cas d’annulation ou d’absence à un rendez-vous sans un avis de 24 heures. L’ensemble de ces renseignements n’est communiqué à aucune une autre partie ou organisation externe.

Communication en ligne, téléphonique et visioconférence

Nous offrons la possibilité aux professionnels.les et à leurs clients.es de communiquer en ligne par l’intermédiaire de nos serveurs de messagerie sécurisés et cryptés qui utilisent des protocoles de sécurité standard tels que SSL/TLS pour chiffrer les communications entre les serveurs de messagerie et les clients, assurant ainsi la confidentialité des données. Tous les professionnels.le utilisent l’authentification par mot de passe afin d’assurer la protection de toutes les informations et chacun.e s’assure de détruire l’ensemble des communications une fois ces dernières traitées. Toutes les autres communications officielles sont ajoutées au dossier électronique du client, s’il y a lieu.

De plus, la Clinique offre à ses clients la possibilité de recevoir le service virtuellement par l’intermédiaire de la vidéoconférence. Afin de fournir une fois de plus un environnement sûr et sécurisé, nous utilisons une solution de conférence web privée (ZOOM Pro) qui est facile à utiliser et qui recueille une quantité minimale de RP. Les clients.es reçoivent les informations d’accès par courriel et, en cliquant sur ceux-ci, sont invité.e.s à fournir le nom d’écran souhaité avant de rejoindre une salle d’attente virtuelle. Le.la professionnel.le est alors en mesure d’accepter chaque client.e dans l’espace de thérapie afin que le rendez-vous puisse avoir lieu et s’assurera de protéger la rencontre en activant la sécurité de la rencontre. Pour consulter la politique de confidentialité de notre fournisseur, cliquez ici :Déclaration de confidentialité de Zoom . Par ailleurs, comme cette pratique comporte certaines limites, des mesures doivent être mises en place de votre côté. Ainsi, vous devrez vous assurer d’assurer la confidentialité de vos informations en regard des logiciels que vous utilisez et de votre gestion des données informatiques. De plus, il est important de choisir un endroit assurant votre confidentialité où vous ne serez pas dérangé par du bruit ou tout autre élément distrayant pour la durée de la rencontre.

 

Abonnement à notre liste d’envoi et communication par courriel.

Avec votre accord, nous pouvons recueillir vos RP via notre serveur de messagerie (Mail chimp) pour vous envoyer des courriels décrivant les dernières nouvelles concernant notre Clinique ou à l’égard de nos différents services ou événements spéciaux (Liste d’envoi). Vous pouvez vous désabonner de notre liste d’envoi en tout temps en suivant les instructions fournies en bas de chaque courriel. Vous pouvez également vous désabonner de notre liste d’envoi en suivant les instructions énoncées dans la section intitulée « Contactez-nous ». Votre demande sera traitée dans les délais prévus par la loi.

Demande d’emploi auprès de la Clinique

Lorsque vous faites une demande emploi auprès de la Clinique, en ligne ou autrement, nous recueillons des renseignements personnels qui vous concernent et compris dans votre demande. Nous utilisons ces renseignements personnels afin d’évaluer et de traiter votre demande et votre intérêt pour l’emploi avec nous, pour communiquer avec vous au sujet de votre demande et pour gérer nos besoins en matière de recrutement.

Liens vers d’autres sites

Notre site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites qui n’appartiennent pas à la Clinique ou qui ne sont pas exploités par la Clinique. Nous offrons à l’utilisateur.trice des liens vers des sites Internet de tiers à des fins de commodité. Ces liens ne se veulent pas une approbation ni une recommandation des sites liés. Les sites Internet liés comportent des énoncés sur la protection de la vie privée, des avis et des conditions d’utilisation qui sont distincts et indépendants et que nous vous recommandons de lire attentivement. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites Internet et par conséquent, nous ne saurions engager notre responsabilité quant à la façon dont les organisations qui exploitent ces sites Internet peuvent recueillir, utiliser, communiquer, obtenir ou autrement traiter vos RP.

 

Comment et combien de temps ces renseignements personnels vont-ils être conservés ?

Les RP recueillis lors de votre demande initiale de consultation sont recueillis sur une base volontaire. Seules la directrice de la Clinique et les réceptionnistes responsables de la prise de rendez-vous et de la correspondance avec la clientèle ont accès à ses RP. Ces RP sont conservés sur un support informatique (dossier des réceptionnistes/courriel/ formulaire de prise de rendez-vous) et ensuite transférés au.à la professionnel.le en charge de votre dossier, une fois que votre inscription est complétée. Ils peuvent aussi être conservés entre 3 et 6 mois jusqu’à ce que nous puissions vous offrir un rendez-vous, si vous étiez placé sur notre liste d’attente. Cependant, lorsque vous nous indiquez que vous ne souhaitez plus bénéficier de nos services, ces RP sont supprimés sans délai, de même que lorsqu’ils ont été transférés au.à la professionnel.le responsable de votre dossier. Au sujet des RP recueillis à travers le questionnaire d’évaluation, ceux-ci sont générés par un système de gestion de rendez-vous exploité par GOrendezvous, qui utilise des mécanismes en matière de sécurité les plus à jour. Chaque professionnel.le de la Clinique à accès à sa propre interface, par l’entremise de son propre portable professionnel (sécurisé par un mot de passe), où chaque dossier client y est conservé pour une durée maximale de 5 ans suivant la fin du suivi. Chaque dossier client comprend le formulaire de consentement signé, le questionnaire d’évaluation complété, les notes d’évolution et tout autre formulaire ou questionnaire que vous acceptez de nous transmettre dans le cadre de votre processus thérapeutique. Après ce délai de 5 ans, le.la profesionnel.le s’engage à détruire l’ensemble du dossier de façon sécuritaire. Dans ce contexte, le personnel technique de GOrendezvous ayant accès à la base de données s’engage à assurer la conformité des processus, des personnes et de la technologie, respectivement dans son rôle de sous-traitant et de fournisseur de service, selon les Conditions d’utilisation, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité, incluant la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Canada) et la LPRPSP (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé incluant les nouvelles exigences de la Loi 25, Québec). Nous vous invitons à consulter leur avis de confidentialité : https://www.gorendezvous.com/avis-de-confidentialite. Pour le.la professionnel.le en charge de votre dossier client, ces derniers.ières s’engagent à préserver la confidentialité des RP obtenus dans le cadre de leur profession.

 

Consentement

Votre consentement est obtenu à travers le formulaire de consentement au premier rendez-vous avec le.la professionnel.le. Ce formulaire est révisé avec tous les nouveaux.elles clients.es. Par la suite, en continuant de participer à l’évaluation, à l’intervention ou à la psychothérapie, vous continuez à donner votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des RP aux fins du traitement ou de votre démarche. Toutefois, cette confidentialité peut être partagée avec certain.e.s professionnel.le.s de la Clinique dans un unique but de supervision ou de consultation. Dans ce contexte spécifique, votre consentement vous sera alors demandé.

  • Les RP ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous donniez votre consentement à cet effet.
  • Les RP que nous recueillons sont conservés dans un environnement sécurisé. Votre professionnel.le associé.e est tenu.e de respecter la confidentialité de vos informations.
  • Certains RP peuvent être divulgués sans votre consentement si la loi l’exige ou l’autorise (voir les Limites de la confidentialité).
  • Au besoin, les RP sont uniquement divulgués aux tiers payeurs afin d’assurer le paiement des services ou la continuité des soins, le cas échéant.
  • Tous les efforts sont déployés pour veiller à l’exactitude des RP vous concernant.
  • Les RP, sous format papier et électronique, sont conservés en toute sécurité dans un classeur sous clé ou du matériel informatique nécessitant un mot de passe.

 

Limites de la confidentialité :

En matière d’exception à la règle de confidentialité, un.e sexologue ou un.e sexologue-psychothérapeute a l’obligation légale de :

  • Prévenir une victime potentielle qu’un.e client.e a l’intention de lui causer un préjudice.
  • Prévenir les autorités et les professionnels de la santé compétents lorsqu’il y a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables (ex. suicide, homicide).
  • Communiquer le dossier d’un.e client.e lorsqu’il est exigé par un tribunal.
  • Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal.
  • Répondre à toutes les questions de l’Ordre Professionnel des Sexologues du Québec (OPSQ) si le comportement éthique d’un.e sexologue ou sexologue-psychothérapeute fait l’objet d’une enquête.
  • Signaler aux autorités compétentes tout cas d’abus ou d’exploitation d’un enfant, d’une personne âgée ou d’une personne handicapée.
  • Signaler un cas d’abus ou d’exploitation d’un.e client.e par un.e professionnel.le de la santé.

 

Mesures de sécurité

La Clinique et ses professionnel.le.s s’engagent à prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires (physiques, techniques ou administratives) pour protéger les RP enregistrés sur support électronique ou sur papier, et ce afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, puisse les utiliser ou les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y est pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’Internet est utilisé pour transmettre des RP. Il est donc à noter que la Clinique et ses professionnel.les ne peuvent garantir que les mesures de sécurité pourront empêcher une tierce partie mal intentionnée d’obtenir et de prendre possession des informations échangées et gardées.

De plus, des mesures sont en place pour que seul.e le.la professionnel.le (et, le cas échéant, les personnes qui doivent avoir accès à vos RP dans le cadre de leurs fonctions (ex. membre du personnel)) soit autorisé.e.s à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos RP prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui. À cet effet, les RP concernant la gestion de la pratique électronique (notes cliniques, tenue des dossiers, note d’annulation, facturation) sont conservés dans notre système de gestion de la pratique électronique infonuagique sécurisé (GOrendezvous) et conforme aux lois québécoises et canadiennes sur la vie privée (LPRPSP – Québec LPRPDE – Canada). Notre logiciel de gestion de la pratique électronique (GOrendezvous) gère également les rappels et confirmations de rendez-vous et les reçus.

 

Les droits du.de la client.e (accès et rectification)

  • Les clients.es ont le droit de savoir pourquoi leurs RP sont recueillis, comment ils sont utilisés et à qui ils sont communiqués.
  • Les clients.es ont le droit de demander un accès approprié à leurs RP. Des frais peuvent s’appliquer pour traiter cette demande d’accès. Veuillez vous informer auprès de votre professionnel.le de la Clinique. Le.la professionnel.le a 30 jours à compter de la réception de la demande pour y répondre. Toutefois, si le.la professionnel.le n’est pas en mesure de répondre à cette demande (par exemple, parce que les renseignements demandés sont jugés nuisibles au.à la client.e), le.la professionnel.le doit le dire clairement au.à la client.e (verbalement ou par écrit), et informer le.la client.e de tout recours potentiel.
  • Les clients.es ont le droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité de leurs RP et de demander une modification de ceux-ci. Dans ce cas, le.la professionnel.le a 30 jours à compter de la réception de la demande pour y répondre.
  • Les clients.es peuvent soumettre une demande de portabilité au.à la professionnel.le (à partir du 22 septembre 2024).

 

Droits d’opposition et de retrait

Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos RP. Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec votre professionnel.le de la Clinique ou la personne responsable de la protection des RP au sein de la Clinique. Par contre, le retrait de votre consentement pourrait empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services.

 

De quelle façon la confidentialité et l’anonymat des personnes qui consultent notre site Internet vont-ils être assurés ?

Les RP que vous nous fournissez par le biais du formulaire de demande de service seront communiqués à une base de données hébergée sur un serveur virtuel exploité par Host Papa. La transmission de ces données est sécurisée au protocole HTTPS. Le rôle du protocole HTTPS est de renforcer la sécurité des données confidentielles sensibles échangées entre un serveur web et le navigateur de l’utilisateur.trice. Il permet à la fois de chiffrer la communication entre les deux parties, d’assurer l’intégrité des informations et de vérifier l’authentification du serveur web

 

Autres renseignements recueillis

De plus, afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, l’adresse numérique de votre ordinateur (adresse IP) sera comprise dans les données recueillies et des témoins de connexions (cookies) seront inscrits sur votre ordinateur. Cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. En plus de ces témoins de connexion, nous avons également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Internet et qui ne peuvent donc pas être désactivés. Vous pouvez consulter notre Politique de Cookies en cliquant ici.

*Adresse IP : adresse numérique composée de 4 nombres entiers (entre 0 et 255) et notée sous la forme suivante, par exemple 194.158.204.46.

*Cookie : fichier déposé sur le disque dur de l’ordinateur qui permet de conserver des RP sur le.la visiteur.euse lorsqu’il.elle se connecte à un site posant des questions personnelles.

Spécifiquement, afin de documenter la fréquentation de notre site Internet et de mieux comprendre l’utilisation qu’en font les visiteurs.euses, Google Analytic est intégré au site Internet de la Clinique. Pour une période donnée, nous pourrons connaître: le nombre total de visites, le nombre de pages vues, le pays d’origine du.de la visiteur.euse, la date de la dernière visite, les différents moteurs de recherche utilisés pour accéder à notre page, la durée des visites, les pages les plus visitées, les mots clés que les visiteurs.euses utilisent dans les moteurs de recherche, etc. De façon générale, ces données nous permettront de vérifier si notre site Internet est bien référencé et d’évaluer la qualité et l’utilité du contenu de celui-ci en fonction du temps de visite moyen. Les statistiques de consultation qui sont compilées par l’outil Google Analytic seront conservées chez Google dont leur politique de confidentialité peut être consultée à partir du lien suivant : http://www.google.com/analytics/terms/fr.html. Nous vous invitons à lire leur politique de confidentialité avant d’utiliser notre site Internet.

 

Naviguer sans laisser de trace

Enfin, en tout temps, il vous est possible de naviguer sur notre site Internet de manière privée et confidentielle.  Pour naviguer sans laisser de trace, vous devez ouvrir une nouvelle fenêtre « en privé ». Pour ce faire, trois avenues sont possibles :

1re avenue :

Cliquer sur le bouton Fichier;

Puis Nouvel Onglet;

Et, dans Outils, cliquer sur Ouvrir une fenêtre de navigation « In Private ».

2e avenue :

Cliquer sur le bouton Sécurité, puis sur Navigation « In Private ».

3e avenue :

Appuyer sur Ctrl + Maj + n

 

Personne responsable de la protection des renseignements personnels 

Pour toute question supplémentaire à propos de notre Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, ou pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec nous. Nous sommes disponibles pour discuter de vos préoccupations.

 

La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Clinique et qui s’assurer du respect et de la mise en œuvre de la loi 25 est Madame Lyne Massie (M.A.), sexologue et psychothérapeute, que vous pouvez rejoindre par courriel  lyne.massie@sexologuerivesud.com ou par téléphone, au (450) 286-SEXO (7396) poste 302.

 

En utilisant nos différents services, vous attestez comprendre notre présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels et en acceptez les conditions.

 

Date de la politique septembre 2023

Dernière mise à jour décembre 2023